Comment Jujotte a unifié la gestion scolaire de l'INSA Lyon en 35 jours
Simplifier et mieux communiquer. Tels étaient les besoins de l’INSA Lyon pour leur outil de gestion étudiante. Face à un écosystème fragmenté et des processus silotés, notre mission était claire : simplifier, unifier et optimiser l'expérience de gestion étudiante pour 3 services métiers et des milliers d'étudiants.
Le défi de départ : 3 services métiers, 4 outils, 0 flexibilité
À l'INSA Lyon, la gestion étudiante au quotidien est une machine complexe. Les équipes internes et les étudiants devaient jongler entre 4 outils différents pour accomplir leurs tâches.Résultat ? Une perte de temps colossale, une communication interne complexifiée et un constat partagé : l'interface historique ne s’adaptait plus aux évolutions métiers.
"Chaque service avait développé ses propres habitudes pour contourner les limites techniques."
Parcours clarifiés
sur la parcours existants
interlocuteurs
inclus dans la réflexion
Profils utilisateurs dessinés
en analysant des interviews
Du design au plus près du terrain et des métiers.
Étude de l’existant et rencontre avec les utilisateurs
Nous nous sommes rendus sur place pour voir les situations d’utilisations et rencontrer les utilisateurs. L’objectif ? S’assurer de la pertinence et se rendre compte des vraies problématiques utilisateurs. Notre compte-rendu : trop de complexité et une interface qui ne s’adapte pas aux évolutions métiers.
Élaboration de parcours et d’architecture
Les différentes problématiques en tête, nous avons posé une architecture simplifiée adaptée aux trois services métiers. Pour assurer une réponse pertinente à toutes les problématiques, des parcours ont été dressés et validés lors d’échanges avec les métiers.
Wireframes et ergonomie
Nous avons traduit cette nouvelle structure en interfaces ergonomiques. Chaque cas particulier, chaque exception métier a fait l'objet d'une déclinaison d'écran pour ne laisser aucune zone d'ombre avant le développement tech.
Ce qu’on a refusé de faire.
Non à la conservation des anciens parcours
Par habitude, les équipes nous annonçaient parfois préférer conserver d’anciens circuits de validation, pourtant obsolètes. Nous avons choisi de challenger ces certitudes pour concevoir une expérience véritablement maintenable dans le temps, évolutive et scalable.
Non à la couche UI (Design Visuel) prématurée
L’INSA Lyon disposant déjà de son propre Design System, nous avons refusé de perdre du temps sur l'esthétique des maquettes. À quoi bon choisir une couleur de bouton si le parcours de l'étudiant est bloqué ? Nous avons préféré pousser la phase de wireframing à son maximum pour garantir une ergonomie irréprochable et valider l'exhaustivité des fonctionnalités.
Les enjeux que nous avons identifiés et relevés pour le projet.
Une recherche utilisateur poussée
Afin de répondre au maximum aux besoins, nous avons mis en place différentes sessions de recherche utilisateur. Nous avons commencé par une prise de besoin sur le terrain afin de se rendre compte des réelles problématiques métiers, même si celles-ci ne sont pas formulées.
Un accompagnement précis
Réunir différents pôles métiers autour d’une réflexion peut parfois être complexe à gérer. Nous avons donc veillé à accompagner chaque étape du projet avec les différentes équipes pour rassurer et fédérer.
→ Une équipe qui participe à la réflexion aura plus de chance d’adhérer à un changement d’outil !
Chaque écran a une raison d’être.
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Avant / Après
vs avant 3 comportements différents pour chaque pôle
vs avant 4 outils différents
Le petit mot de Jujotte
Le secret d'un bon outil métier se situe souvent loin des écrans. Dans les non-dits, dans les discussions entre collègues, dans les dossiers empilés à côté des claviers et des souris.En nous rendant sur place, et en réservant une vraie écoute aux métiers, nous avons réussi à dépasser la simple refonte fonctionnelle et esthétique, pour viser une véritable évolution structurelle. Repenser un outil, c'est avant tout se mettre au service des utilisateurs, et chercher à améliorer les processus dans leur globalité.Une équipe qui participe activement à la réflexion est une équipe qui adhère naturellement au changement d’outil.
